Optimalisatie van uw payroll: niet beperkt tot doelgroepverminderingen!

Hoe stel je een klant tevreden? Door keer op keer zijn verwachtingen te overtreffen. Dat is bij ons niet anders: zo vinden we steeds nieuwe besparingen bij onze klanten. In het bijzonder in de optimalisatie van hun payroll performance.

Wanneer men spreekt over payroll performance denkt men vaak enkel en alleen aan de doelgroepverminderingen op werkgeversbijdragen. Maar is dat de enige manier om loonkosten te verminderen?

Zeker niet: er bestaan heel wat andere pistes.

Laat ons voor de volledigheid het laatste nieuws qua doelgroepverminderingen toch even onder de loep nemen: deze RSZ-bijdrageverminderingen, die tot doel hebben werkgevers te stimuleren om specifieke werknemerscategorieën in dienst te nemen, worden voortaan niet langer federaal maar regionaal geregeld:

• Sinds 1 juli 2016 in Vlaanderen, met de afschaffing van twee doelgroepen per 1 juli 2017;
• Sinds 1 oktober 2016 in de regio Brussel-Hoofdstad, met de afschaffing van drie doelgroepen;
• Sinds 1 juli 2017 in Wallonië, met de afschaffing van drie doelgroepen;

De maatregel heeft doorheen de tijd echter aan voordeel ingeboet en sommigen werden zelfs afgeschaft. Het is daarom belangrijk andere pistes niet uit het oog te verliezen. Belgische bedrijven dragen immers zoals u weet één van de zwaarste loonkosten in Europa (Eurostat, september 2016).

Welke bijkomende mogelijkheden bestaan er dan?

Het begint allemaal bij een uitbreiding van de analyse van uw payroll door ook de fiscale lasten in rekening te brengen. We zetten 5 tips op een rijtje om zeker niet uit het oog te verliezen:

1. Zijn de fundamenten van het huis wel goed gelegd?

De doelgroepverminderingen zijn aantrekkelijk en zorgen voor positieve discriminatie tussen werknemers. Meer nog: het laat toe niet-verschuldigde bijdragen van de afgelopen 3 jaar terug te vorderen. Dit indien de betreffende gegevens foutief of gewoon niet werden ingegeven in de payroll. Maar: uw personeel bestaat toch niet enkel uit werknemers die behoren tot deze doelgroep categorieën? Bestaan er voor de andere werknemers dan geen mogelijkheden tot loonkostoptimalisaties?

Uiteraard wel!

“Misloopt u geen belangrijke besparingen in uw loonberekening?”

De vraag is vooral of u uw loonberekening voor de totaliteit van uw personeel wel optimaal toepast. De verschillende rubrieken van de loonfiche bevatten immers een schat aan besparingsopportuniteiten. Een grondige doorlichting en validering van de berekeningsbasis kunnen besparingen op lange termijn opleveren.

De doelgroepverminderingen zijn immers erg situationeel en hebben een tijdelijk karakter. Optimalisaties binnen de loonrubrieken hebben invloed op lange termijn, zonder dat de loontrekkende daar iets structureel van merkt in zijn loonfiche.

Bent u zeker dat u geen belangrijke besparingen misloopt?

2. Optimalisatie van sociale lasten: een voordeel voor zowel de werkgever als de werknemer

Door de berekeningsbasis van de bijdragen te optimaliseren, kan de werknemer voor eenzelfde brutoloon een beter nettoloon krijgen: een ware verademing voor werkgevers die werknemersloyauteit willen ondersteunen en dit zonder bijkomende budgettaire injectie.

Zo’n stijging van het nettoloon heeft voorts een effect op de lange termijn. Het draagt bij tot een goed, efficiënt loonbeheer: geen gegoochel met representatiekosten of complexe “cafetariaplannen”: beide partijen genieten zo van een geoptimaliseerde verloning.

3. Mis de besparingen op de fiscale loonlasten niet!

Een handgreep uit de vele mogelijkheden: de gedeeltelijke vrijstelling van bedrijfsvoorheffing voor onderzoekers, ploegenarbeid, nachtarbeid en overuren …

“Deze vrijstelling van bedrijfsvoorheffing laten bedrijven toe competitief te zijn t.a.v. nationale en internationale concurrentie”

Deze maatregelen houden rekening met de werkorganisatie of langetermijninvesteringen. Ze zijn van toepassing op een groter aantal werknemers en structureler dan de doelgroepverminderingen.

4. De payroll van een onderneming optimaliseren houdt ook in deze juridisch veilig te stellen

Een jager waakt er altijd over dat zijn wapen goed werkt: hij demonteert het, kijkt het na, vooraleer het terug samen te stellen en te schouderen. Hetzelfde geldt voor uw payroll: het loont de moeite uw payroll te deconstrueren, alle rubrieken na analyse terug samen te stellen en er voor te zorgen dat:

• er geen fouten door de mazen van het net glippen en dat elke RSZ-bijdrage toegepast wordt op een correcte berekeningsbasis;
• dat de parameters van het payroll systeem van het sociaal secretariaat aangepast zijn van uw onderneming. Zo niet wordt enkel de loonkost betaalt, zonder de ondernemingsorganisatie in vraag te stellen alsook de aanwerving van werknemers.
• dat de onderneming geen enkel risico loopt in geval van controle, door interpretatiefouten binnen een steeds uitgebreider en evoluerend sociaaljuridisch dossier. Ik denk bijvoorbeeld aan de sociale en fiscale waardering van voordelen in natura, of aan de belasting van bepaalde werktijden.

“32 rubrieken nagaan per loonfiche, voor een onderneming met 200 werknemers, gedurende 12 maanden van de laatste 5 jaren: dat zijn bijna 384.000 loonrubrieken na te kijken en te valideren. Een titanenwerk, maar het loont”

Zo’n volledige audit van alle loonrubrieken heeft tot doel de huidige werkwijze van de onderneming in vraag te stellen, rekening houdend met eventuele beperkingen. Dit houdt in uw payroll te vergelijken met sectorreferenties evenals best practices. Zo’n inspanning vereist specifieke vaardigheden en een goed begrip van de interne en externe bedrijfsvoering en de sociale secretariaten …

5. Het uitvoeren van dergelijke correcties op sociale en fiscale lasten van lonen zijn een meerwaarde voor de interne payroll verantwoordelijken

Het herzien van de verloningspolitiek in zijn geheel is leerrijker dan het louter toepassen van de doelgroepverminderingen.

Het stelt payroll verantwoordelijken in staat verloningsmechanismen beter te beheersen en er in dialoog mee te treden met het sociaal secretariaat.

Door de vlotte doorvoering van de aanbevelingen stijgen de competenties van de payroll medewerkers en de dossierbeheerders van het sociaal secretariaat.

Het is door de samenwerking tussen deze verschillende betrokken partijen dat besparingen op lange termijn bereikt kunnen worden.

Laurie Pilo, Managing Director, Ayming Benelux.